Dez Pontos Para Fazer A Cipa Se Tornar Uma Ferramenta De Gestão Eficiente

1º ponto: Composição eclética

O empregador deve mesclar a equipe da CIPA, potencializando fundamentos e pontos fortes de um grande time: liderança, determinação, organização, conhecimento e habilidades. E contando com profissionais de diferentes áreas e departamentos, para facilitar as múltiplas ações e abrangência de esforços que serão desempenhados pela comissão.

2º ponto: Reuniões com pautas fixas

Ninguém agüenta reuniões com tempo determinado e duração indeterminada, fica-se o tempo todo perguntando se alguém tem algo mais e sempre, puxando na lembrança assuntos de reuniões passadas.

É boa idéia deixar que o secretário anote no decorrer do mês os assuntos que a comissão lhe repassar para fazer parte da pauta da reunião seguinte e na véspera da reunião, junto à convocação o mesmo, comunicar quais os assuntos que serão tratados na reunião. Deste modo, todos já se familiarizam com os assuntos e temática a ser discutida, tornando a planaria mais prática a objetiva.

3 º Ponto: Criar gestão de projetos

Não é possível conseguir objetivos quando parte do time se faz presente apenas para fazer reclamação. A CIPA deve funcionar seguindo exemplos de grupos políticos, uma câmara de vereadores, por exemplo, nela os membros identificam as dificuldades da coletividade e apresentam projetos, no caso da CIPA os representante da comissão na medida do possível, deveriam apresentar estes “mini-projetos”, que nada mais são do que: os problemas encontrados, junto de uma sugestão plausível de correção e se possível vinculado com o custo financeiro de cada ação. Para isso é fundamental que os componentes do grupo sejam treinados de forma básica em gestão de projetos.

4º Ponto: Criar comissões para solucionar cada tipo de problema

Não adianta a CIPA apenas se transformar um “derivador” ou desvio para a área de segurança e ocupacional, é preciso que a comissão crie corpo e alma e realmente arregace as mangas para solucionar os problemas. Para isso nas reuniões, depois de levantados os problemas devem ser escolhidas comissões para averiguar cada problema. Estas subcomissões ficando com a responsabilidade de agir e apresentar uma solução para o problema proposto dentro de tempo hábil.

5º ponto: Cronograma de atividades anual

A CIPA não se deve prender apenas ações meramente programadas, sobretudo deve apresentar uma base de trabalho que propicie uma atuação global. Para tal algumas ações devem estar contempladas num cronograma anual, neste deve constar: inspeções de segurança na produção, nas áreas de apoio (almoxarifado, manutenção, restaurante, administração), eventos relacionados à divulgação de campanhas preventivas (semana de saúde, de meio ambiente, de segurança no trabalho), atividades de mapeamento dos riscos, etc.

6º ponto: Marketing da Comissão

Tudo que for feito pela comissão deve ser divulgado amplamente, para que os colaboradores sintam segurança e credibilidade no time que os representa. Não apenas divulgando as Atas de reunião, mas informativos, resultados, projetos futuros, etc. Pode-se também convidar profissionais de diferentes áreas, para participarem das reuniões, para que os mesmos possam sentir o nível de interesse e profissionalismo que está sendo conduzidos os trabalhos pela comissão.

7º Ponto: Dar feedback aos problemas e sugestões propostas

Ninguém gosta de dar sugestão e não obter retorno, portanto é de extrema importância justificar e dar retorno a cada tipo de situação ou solicitação levantada pela comissão ou por qualquer colaborador. Par mais básico que isso possa parecer à falta de retorno pode desmotivar quem sugere ou propõe alternativas de melhoria.

8º Ponto: Treinamentos diferenciados para equipe

Junto à programação de atividade pode ser previsto treinamentos de curta duração para os membros da CIPA, qualificando e potencializando a equipe na capacidade de visão e interpretação das coisas como elas são, seguem algumas sugestões de treinamentos que podem ser ministrados para o time:

- Gestão de projetos;

- Analises de riscos;

- Ergonomia básica;

- Métodos de analise de problemas;

- Racionalização do tempo

9º Ponto: Agir de forma analítica

A comissão não pode abri mão de discutir e analisar os números e estatísticas de acidentes tanto da parte médica, bem como da área de saúde ocupacional, estas informações devem servir de base para plataforma de trabalho da comissão, trabalhando assim na base dos problemas e não apenas “apagando incêndio”.

10º Ponto: Mantenha a organização

Por mais óbvio que possa parecer, o que mais atrapalha um bom trabalho de uma CIPA é a falta de organização. Isto pode ser resolvido com um(a) boa(bom) secretário(a). É de extrema importância manter as Atas atualizadas, os planos de ações bem acompanhados, convocar todos os membros dentro dos prazos, organização de pautas de reunião, livro de acompanhamento de ações providenciadas, previstas ou em aberto. E ainda tornar fácil o acesso a informações não apenas para os membros da comissão, bem como para os diferentes interessados.

Não deixe a desorganização contaminar sua gestão

Patrícia Bispo – RH.com.br

No dia a dia, a correria torna o tempo insuficiente para que as pessoas realizem suas atividades sem deixar qualquer pendência na agenda. E isso vale tanto para a vida pessoal quanto profissional. Nas organizações, o que mais se vê são profissionais com acúmulo de atividades que precisavam ser entregues na "semana passada". Mas toda organização sempre possui períodos em que se exige do profissional e em outros, chega a ter certa "calmaria". Não que isso signifique uma "paralisia" temporária, mas sim que a agitação está controlada e é possível realizar outras ações que agregarão valor ao desempenho do profissional e ao próprio negócio. Abaixo seguem algumas sugestões que podem ser aplicadas por qualquer profissional, quando a agitação do setor der uma trégua.

1 - Não há profissional que deixe de ficar com os cabelos, ao abrir uma gaveta e encontrar um amontoado de papéis sem qualquer ordenação em meio a canetas, lápis e outros materiais de escritório. Por isso, não custa dedicar uns 15 minutos do seu dia para organizar as documentações e jogar fora as anotações sem valor algum. Use uma pasta, para que a papelada não se espalhe novamente e você tenha um retrabalho.

2 - Para os demais itens (lápis, canetas, marcadores, réguas, etc), tenha um espaço destinado a eles. Para aqueles que você usa com pouca frequência, uma caixinha pode acomodá-los tranquilamente e quando for preciso, será fácil encontrá-los. Para os de uso contínuo, um porta-lápis é a solução.

3 - Tenha próximo a você sempre um bloco de notas, um caderno para anotar alguma informação importante. Não confie apenas na sua memória, pois com tantas atividades, é possível deixar fugir algo que poderá atrapalhar até mesmo a conclusão de um relatório importante.

4 - Agenda de celular é uma maravilha, mas como qualquer outra tecnologia é passível de ser danificada. Por esse motivo, para seus contatos mais importantes vale aquela velha agenda digitada no Word ou, então, as tradicionais em forma de caderneta.

5 - Por falar em tecnologia, ela já está presente em nossa vida e não há como negar esse fato. Pensar em sair sem um celular, deixar de ter acesso a um micro é sinônimo de desespero para grande parte dos profissionais. Isso levar os mais cuidadosos a fazerem back-ups dos seus arquivos, principalmente aqueles considerados indispensáveis para suas atividades.

6 - Os e-mails tornaram-se uma ferramenta indispensável para quem precisa manter contato com outros profissionais, tanto para enviar quanto para receber informações. Para deixar sua caixa sempre otimizada, abra pastas do tipo: "Pendências", "Mensagens respondidas" ou "Documentos enviados". Isso o ajudará a ter uma visão mais ordenada do conteúdo que você tem. Ah, não se esqueça de deletar os lixos que, porventura, chegarem e nem deixe de deletá-los da pasta de excluídos.

7 - Se você trabalha com vários números de telefones ou ramais da empresa que o mantém em contato com outros colegas que fazem parte da sua logística, tenha sempre a vista esses números.

8 - Muitas pessoas deixam de otimizar o tempo porque possuem uma série de atividades, mas não ordena o que deve ser priorizado. Antes de expediente terminar, anote em sua agenda o que tem mais urgência para ser concluído e ao passo que for realizando cada trabalho, sinalize como concluídos.

9 - Se algum colega do seu departamento depende de algum trabalho seu, pergunte diretamente: "Carlos, tenho alguma pendência com você?", "Juliana, o material que você solicitou e enviei, foi suficiente?" . A recíproca também vale. Se alguém te "deve" algo que comprometa seu desempenho, peça. Mas, faça o pedido com serenidade e nunca com rispidez, pois isso pode ser o início para um conflito.

10 - Ao término do expediente, mesmo que você já esteja no elevador e se esqueceu de anotar alguma pendência para o dia seguinte, pegue uma caneta e anota no seu bloco. Se deixar para depois ou pensar: anotarei quando chegar a sua casa, sua mente pode "arquivar" aquela prioridade e pregar uma peça, já que você se desconectou do ambiente de trabalho.

Essas são atitudes simples, mas que podem ajudar a otimizar e melhorar o seu desempenho.